כאשר מתקיים הליך משפטי, הצדדים נדרשים לחשוף אחד בפני השני פרטים הקשורים לסכסוך ולהליך הליטיגציה. בעוד שבעבר הליך גילוי המסמכים לווה בארגזי קלסרים שהוחלפו בין התובע לנתבע, כיום רוב המסמכים מופקים לצדדים באופן אלקטרוני.
כך אלפי מסמכים מסוגים שונים (מסמכי וורד, PDF, גיליונות אקסל, מיילים, תמונות וקבצי שמע) עוברים בין הצדדים. מעבר על המסמכים, ניתוחם ואיתור החומרים הדרושים לשם ניהול ההליך הופכים למורכבים יותר ויותר ודורשים זמן ומשאבים.
המעבר לגילוי מסמכים אלקטרוני הוביל חברות לפתח פתרונות לאחסון וניהול מסמכים שגולו במסגרת הליך משפטי – מערכות ה-eDiscovery. באמצעות מערכות אלו מתחלפת מלאכת הסינון הידני האנושי בבינה מלאכותית והקלסרים מתחלפים בתיקיות המחולקות לפי קטגוריות.
העלויות הכרוכות בהליך זה אינן נמוכות. הן תלויות בעיקר בנפח המסמכים שמועלים למערכת, בכמות המשתמשים בה וכן בשעות עבודת המתכנתים לפי דרישת הלקוח. יחד עם זאת, בתיקים של עשרות ומאות אלפי מסמכים, המחיר עשוי להשתלם נוכח החיסכון בזמן והאופטמיזציה של החיפוש בראיות. ארצות הברית היא המובילה בתחום זה וה- eDiscovery הפך לנורמה. כך שלמעשה, גילוי המסמכים והעברתם לצד השני מתבצעת ישירות למערכת ה-eDiscovery.
כיצד לנהל זאת נכון?
- ניהול מידע – כצעד מקדים וכהכנה לתרחיש עתידי בו אתם עשויים להיות צד להליך משפטי, מומלץ לנהל מבעוד מועד את המידע שהינכם מפיקים ומקבלים. זאת, באמצעות נהלים מתאימים. כך למשל, נוהל שמירת מידע מסוים תחת מערכת ניהול מידע מאוחדת, סיווג לנושאי תוכן שונים שבבסיס כל מסמך, או סיווג לסוג המסמך.
- עבודה מרחוק – יש לבנות נוהל המגדיר ומחייב שמירת מידע או מסמכים מסוימים במערכת ניהול מידע מאוחדת, כך שלא יוותרו מסמכים חשובים בתיקיות אישיות במחשבו הפרטי של העובד. כיום, בעידן הקורונה שהוביל עסקים רבים לעבודה מרחוק בתצורה מלאה או חלקית, חשוב לפתח נהלי עבודה מסודרים בארגון בנושא ניהול מידע מאוחד.
- מחיקת מידע שאיננו נחוץ. יש להגדיר סוג מידע שאיננו נחוץ לטווח הרחוק, כמו למשל התכתבויות מייל פנים-ארגוניות, אותו ניתן למחוק כל פרק זמן מוגדר מראש, או לחלופין, שניתן שלא לשומרו כלל. סוגיה זו עלולה להעלות חשש שמא, במידה ויפתחו הליכים כנגדכם, יראו מחיקות אלו כשיבוש מהלכי משפט. אולם, ככל שיהיה מדובר בנוהל מוצהר וסביר בו תקופה מוגדרת למחיקה עיתית או לאי שמירה כאמור, וככל שכשיתגלה על פתיחת ההליך, לא ימחקו מסמכים הרלוונטיים אליו – לא תתגבש עבירת השיבוש, משום שלא יתמלא יסודה הנפשי שהוא מטרה לפגוע בקיומו של הליך שיפוטי קונקרטי (אורי אלגד נ’ מדינת ישראל ). בארצות הברית, כבר ניתנה לסוגיה התייחסות ספציפית כשנקבע על ידי בית המשפט העליון כי אדם המורה על עובדיו לגרוס מסמכים תחת נוהל שמירת מסמכים, לא בקשר עם הליך משפטי מסוים שבו המסמכים עשויים להיות מהותיים, אינו גורם לשיבוש משפט (Arthur Andersen LLP v. United States, 544 U.S. 696 (2005)).
יתרונות
ניהול וסידור מסמכים נכון יחסוך זמן יקר בהתמצאות יעילה ואיכותית בחומר הראיות לכשיהיה הליך משפטי. כתוצאה מכך, ניתן יהיה לבנות אסטרטגיה משפטית איכותית.
כמו כן, ניהול מידע שכזה יחסוך ויצמצם מחלוקות מול הצדדים האחרים להליך בכל הנוגע לגילוי מסמכים.