צעדים חשובים לאחר קבלת דרישה לגילוי מסמכים מרשויות אמריקאיות

קבלת דרישה לגילוי מסמכים מרשויות אמריקאיות – מהתביעה הפדרלית של ארצות הברית, הרשות לניירות ערך או כל רגולטור אמריקאי אחר – היא סיטואציה מלחיצה ולא ידידותית. הדברים עשויים להיראות מלחיצים ומסובכים עוד יותר כאשר מדובר באזרח או בחברה זרים, שאינם מתגוררים או מאוגדים בארה"ב, בשל הצורך להתמודד עם רשויות חזקות במדינה לא מוכרת.

למרות שכל דרישה שכזו שונה מרעותה, מומלץ לדעת מראש כיצד כדאי להגיב להן. תגובה מהירה היא תמיד נקודת מוצא טובה להתחלת "מערכת יחסים" עם רשות או רגולטור אמריקאי. יחד עם זאת, אסור לנסות לעשות זאת ללא ליווי והדרכה.

שלבים ראשונים לתגובה.

• בראש ובראשונה, יש להתייעץ עם עורך דין מנוסה בתחום הצווארון הלבן, שלו ניסיון בינלאומי. שלב זה הוא שלב קריטי ביותר עבור כל אחד ואף יותר אם מדובר באזרח זר לארה"ב או בחברה שאיננה אמריקאית. פעמים רבות לא ברור לגמרי מה הרקע לדרישה, ועורך הדין יוכל לעזור למקבל הדרישה להבין מדוע התקבלה.
• תגובה מהירה היא המפתח: בדרך כלל הרשות הדורשת לא מקצה הרבה זמן לתגובה. ככל שהזימון יגיע מהר יותר לידי עורך דין מנוסה, כך ניתן יהיה לטפל מהר יותר ואף לקבל זמן נוסף לתגובה במקרים רבים.
• השלב הבא שיש לשקול הוא פנייה לתובע או לרגולטור שהוציא את הדרישה. עם זאת, במקרה שמדובר בחברה או באדם פרטי שאיננו אמריקאי, ישנם שיקולים רבים שיש לקחת בחשבון לפני פנייה לכל תובע או רגולטור, מבלי להסתכן בפגיעה בזכויות או בחיסיון.

פנייה לרגולטור

שיחה עם הרגולטור שהוציא את הדרישה יכולה לתרום ולשרת את מקבלי הדרישה במספר אופנים:

1. לא משנה לאן מערכת היחסים תתגלגל, טוב להתחיל אותה בהיכרות ידידותית ומשתפת פעולה בין החשוד, עורך הדין והרגולטור. יצירת רושם של שיתוף פעולה היא פעמים רבות דבר שיטה את הכף לכאן או לכאן מבחינת עוצמות האכיפה.
2. עורך הדין ינסה לברר מה מטרת הדרישה, מה נמצא בחקירה ומה הניע את הבקשה לגילוי המסמכים.
3. הדבר החשוב ביותר שעורך הדין יוכל לברר בשיחה הוא, האם הלקוח הוא יעד או עד בחקירה. התשובה לשאלה זו תסמן את המשך התהליך.
4. כשמדובר בלקוח זר שאיננו אמריקאי, עורך הדין יוכל לייעץ לאחר שיחה כזו אודות מידת הסיכון הכרוכה בנסיעה לחו"ל, במיוחד לארה"ב, או הסבירות לקבלת צו הסגרה, וכן בנוגע לכדאיות של שיתוף פעולה בהתנדבות עם הגורם שהוציא את הדרישה לעומת המתנה לצו מחייב.
5. על תאגיד או אזרח זר לקחת בחשבון היבטים רבים אחרים. לדוגמה, חוקי הפרטיות, שמשתנים באופן דרמטי בין תחומי שיפוט שונים ומכתיבים מה הם המסמכים אותם יהיה לגלות במענה לדרישה.
6. עורך הדין ינסה לצמצם או למקד את היקף הדרישה לגילוי מסמכים, שלרוב הינו רחב או כללי מאוד. רצוי לנסות לצמצם ולמקד את הדרישה מבחינת פרקי הזמן המתבקשים, כמות הגורמים המחזיקים במסמכים ומתבקשים לגלותם, צמצום הנושאים הרלוונטיים וכדומה. צמצום כזה יחסוך זמן וכסף ללקוח, ויספק תובנות נוספות לגבי סדרי העדיפויות של הגורם ששלח את הדרישה.

לסיכום, שיחה ראשונית כזו היא הזדמנות מצוינת עבור עורך הדין ללמוד מידע יקר ערך על טיב החשדות, תפיסת הרשות הדורשת אודות מעמדו של הלקוח בחקירה והרווחת זמן יקר לבניית אסטרטגיית הגנה. השגה של יתרונות אלה יכולה לשנות דרמטית את יכולתו של הלקוח להתגונן.

היבטים נוספים

יש מספר היבטים נוספים אשר הכרחי לשקול ולזכור מיד עם קבלת דרישה לגילוי מסמכים מרשויות אמריקאיות כלשהן. אלה נוגעים בעיקר בטיב המסמכים שיש לספק.

• שימור מסמכים וראיות

חשוב מאוד שמקבל הדרישה ינקוט בצעדים הדרושים כדי להבטיח ששום חומר רלוונטי לדרישה לא יושמד – בחזקתו הפרטית או בתאגיד שתחת חקירה (פגישה עם מחלקת ה-IT תסייע). חשוב לדעת שמחיקה של מסמכים עלולה לחשוף את הלקוח לאחריות פלילית נוספת, עקב חשד לשיבוש הליכי חקירה.

• איסוף מסמכים ובחינה האם יש לערוך חקירה פנימית

איסוף מסמכים לצרכי איתור מסמכים רלוונטיים לדרישה הוא צעד שהולך יד ביד עם קבלת ההחלטה האם יש מקום לבצע חקירה פנימית. במילים אחרות, עצם איסוף המסמכים והעיון בהם, מלמד את מקבל הדרישה מה הנושאים שעולים בהם ועשויים להוות את נושא החקירה ומקור החשדות ומי הם המכותבים למסמכים אלה, או מי היו מעורבים בהליכים שהובילו לחשדות. כמו כן, חשוב לדעת שבעלי תפקיד שהם משמורנים של מסמכים רלוונטיים הם בדרך כלל בעלי תפקיד שיזומנו לחקירה. עצם קיומה של חקירה פנימית היא סוגיה אשר כללי החיסיון לגביה שונים משמעותית בין תחומי שיפוט שונים. לפיכך, חשוב לנהל את כל ההליך רק בהתייעצות עם עורך דין מומחה לתחומי השיפוט בהם החברה פעילה ואשר בהם יושבת הרשות שהוציאה את דרישת גילוי המסמכים.

חקירה פנימית יכולה להביא גם לאיתור פגמים או חולשות שאירעו ולגיבוש המלצות לתיקון ושיפור ההתנהלות. כמו כן, חקירה פנימית היא כלי הכרחי לשם קבלת החלטה מושכלת על האפשרות לחשוף מידע בפני הרשות החוקרת על מנת לסייע לה בחקירתה לשם קבלת הטבות משמעותיות בעוצמות האכיפה כנגד החברה.

מן הסתם, הצעדים מעלה לא רלוונטיים לכל מקרה ומקרה. לכן, חשוב לשקול היטב כל צעד לפני שהוא ננקט, אך העיקר הוא בהבנת העובדה, כי פרק הזמן הקצר ביותר הנתון לשם גיבוש התגובה הראשונה לדרישת גילוי מסמכים מרשות אמריקאית הינו חלון הזדמנויות שלא יחזור. התגובה הראשונה קריטית שכן היא תשפיע על כל ההליך מעתה והלאה. אין איך לחזור ממנה.

***

עו"ד הדר ישראלי (שותפה) וצוות צווארון לבן בברנע ג'פה לנדה עומדים לרשותכם בשאלות הקשורות בחקירות בינלאומיות, ובשאלות נוספות.