רבות כבר נכתב ודובר על הטלטלות שגרם משבר הקורונה לעולם התאגידי. לצד הסכנות הבריאותיות שהביא עמו הנגיף, הוא גרם למשבר כלכלי חמור אשר פגע בכל רבדי הכלכלה. בנוסף לאתגרים אלה, זו גם שעתם של המנהלים, כאשר אי ודאות וייאוש עלולים לשמש כתמריץ עבור יחידים ותאגידים לפעול בצורה לא ראויה. זאת, באופן המאתגר את מערכי הציות והבקרה הפנימיים בחברות.
על מנהלים להבין כי האתגר כעת הוא אתגר ניהולי שלא הכרנו. מנגד, ועבור קציני ציות, יועצים משפטיים ומנהלי סיכונים בתאגידים, העת הזו יכולה להיות הזדמנות לשדרג את המערכות שלהם באמצעות טכנולוגיות חדשות ולהטמיע כלים שיסייעו לארגונים שלהם להבטיח כי הם עושים כל שביכולתם למנוע הפרות חוק.
גל ראשון של קורונה – עלייה בגילוי מעילות ואי סדרים
סקר שנערך בחודש יולי האחרון בקרב מבקרי פנים, מנהלי סיכונים, סמנכ"לי כספים וקציני ציות בחברות שונות, ציבוריות ופרטיות, הראה כי הגל הראשון של המגיפה ששטף את העולם "סייע" לארגונים לזהות מעילות ואי סדרים שהתקיימו בחברה טרם תקופת הקורונה. זאת, עקב העובדה כי עובדים, אשר היו מעורבים במעילות ובאי הסדרים, הוצאו לחל"ת. תפקידם אויש ע"י אנשים אחרים בארגון שנחשפו לנתונים שהביאו לחשיפת המעילות ואי הסדרים.
נתון זה אינו צריך להפתיע איש. אי סדרים קיימים, במידה כזו או אחרת, בכל ארגון. לכן, טוב יעשו ארגונים וחברות אם לא ימתינו לגל הבא של הקורונה כדי לאתר התנהגויות בלתי ראויות. זוהי אחריות שלא ניתן לדחות למועד מאוחר יותר. כיום, כשהעולם העסקי נאלץ להתמודד גם עם אתגר ניהול העובדים מרחוק, על ארגונים להטמיע כלים טכנולוגיים ולייצר נהלי עבודה ברורים בכדי לשפר את הציות בתאגיד. בהקשר זה, אנו מבקשים להאיר זרקור על שלושה היבטים שמומלץ לשזור בתוך נהלי העבודה של החברה בתחום הציות:
אופן התיעוד בתאגיד
הכורח לעבוד מהבית והיעדר נוכחות פיזית במשרד הביאו עמם את הצורך לבחון מחדש את אופן תיעוד המידע בתאגיד. החל מתיעוד שעות העבודה, תיעוד תוצרי עבודה, וכלה באמינות התיעוד, אופן התיעוד וכו'. על הארגון למפות את צרכיו בהקשר זה. על הארגון לבחור מי הם התפקידים בארגונים שעליהם מוטל לבצע את התיעוד. לאחר מכן, על הארגון לבחור איך יתבצע התיעוד. בהקשר זה יש לזכור את כלל האצבע שהופך לנכון יותר ויותר ככל שעובר הזמן: "עשית ולא תיעדת – לא עשית".
שימוש יעיל בטכנולוגיות מתקדמות
על קציני ציות והממונים על הציות בחברות להכיר את הכלים הטכנולוגיים השונים הקיימים בשוק. כלים שיכולים לסייע להם בניהול מאגרי המידע, שיפור ביצועים, קיום הדרכות מרחוק, בקרה, יצירת מנגנון דיווח שעונה על אתגרי התקופה ועוד.
טכנולוגיית הבלוקצ'יין למשל יכולה לסייע לטובת מיסוד שיטת התיעוד בתאגיד, וכן לצרכים חדשים שאולי צצו בתקופת הקורונה. הפורום הכלכלי העולמי, פרסם באפריל 2020 "ארגז הכלים" לשימוש בטכנולוגיות בלוקצ'יין בהיבטים שונים של פעילותן העסקית של חברות מסחריות, בדגש על שרשרת אספקה ("”Redesigning Trust: Blockchain Deployment Toolkit). למעשה, בפרסום זה, ריכז הפורום הכלכלי העולמי את ה Best Practices שהתעצבו במהלך השנים האחרונות בכל הקשור בהטמעת מערכות מבוססי בלוקצ'יין בחברות, על מנת להקל ולהנגיש עבור חברות את השימושים האפשריים לטכנולוגיה מתקדמת זו לצורך קידום עסקיהן.
מטבע הדברים, השקיפות, ביזור המידע ויכולת השיתוף המאפיינים את טכנולוגיית הבלוקצ'יין יכולים להוות תשתית לשימוש בטכנולוגיה במגוון תחומים. שימוש בטכנולוגיה טומן בחובו יתרונות רבים אשר יכולים לסייע בצמצום השגיאות הנובעות מעבודה ידנית. יתרונות נוספים: לסייע בשיפור היעילות, בהפחתת עלויות דיווח, וכן להקל על הציות בתאגיד.
חשיבותם של קציני הציות בתאגיד בשולחן מקבלי ההחלטות
בתקופות משבר, חשיבותם של קציני הציות בארגון עולה. יש לחשוב על כך כהזדמנות לפעול לשילוב הדוק יותר של הטמעת כללי האתיקה, ניהול סיכונים והנהלת הארגון. באופן טבעי, קיימת תלות הדדית בין הנהלת הארגון, העוסקת בניהולו המקצועי, לבין מחלקת הציות. למרות זאת, בהרבה ארגונים, פונקציית הציות נפרדת לגמרי מההנהלה, ועובדת באופן עצמאי. תפיסה זו, (המכונה גם תפיסת Stand-Alone) מונעת את השילוב האינטגרלי של פונקציית הציות בתהליכי קבלת החלטות בארגון, ועשויה להביא למצב בו ידיהם של קציני הציות קשורות מבחינת משאבים וגיבוי של הנהלת הארגון, והן למצב בו הנהלת הארגון אינה מודעת למכלול הסיכונים והחשיפות הכרוכים בפעילות הארגון. גישה אינטגרלית (Centralized Approach), במסגרתה פונקציית הציות לוקחת חלק פעיל בניהול הסיכונים, ומשתתפת בתהליכי קבלת ההחלטות, תאפשר ראייה הוליסטית מצד הנהלת הארגון ותביא בסופו של דבר, לארגון בעל תרבות ארגונית של ציות.
אם הארגון שבו אתם נמצאים מתנהל בשיטת ה Stand-Alone, כדאי לנסות לנצל את הסיטואציה הנוכחית שבה ארגונים חייבים להפגין יצירתיות בקשר עם מודל הפעילות שלהם כדי לקדם שינוי גם בחזית זו.
לסיכום, כלל ידוע הוא שכל משבר הוא הזדמנות להפקת לקחים ושדרוג יכולות. משברים בוחנים את העמידות שלנו. הם לרוב לא מאפשרים לנו "לרמות את עצמנו" במקומות שפחות נעים לנו להתעמת עם המציאות. לכן, משבר הקורונה מהווה הזדמנות אמיתית לשדרג את מנגנוני הציות בארגון ואת מעמדו של קצין הציות בארגון, לא רק בשיפור היכולות אלא גם ביכולת להשתלב ולהעמיק את החיבורים להנהלת הארגון.
***
עורכי הדין במשרד עורכי דין ברנע ג'פה לנדה עומדים לרשותכם בכל שאלה נוספת