חובת הקמת מען דיגיטלי רשמי לתאגידים
חוק פנייה לגופים ציבוריים באמצעי קשר דיגיטליים פורסם ביוני 2022, והטמיע מספר תיקונים, בין השאר גם בחוק החברות. מטרתו העיקרית הנה פתיחת האפשרות לקבלת דיוור באמצעים דיגיטליים מגופים ממשלתיים וציבוריים בישראל המוגדרים בהתאם לחוק.
על פי חוק, על כל חברה להחזיק מען דיגיטלי ולעדכן את רשם החברות (באופן מקוון בלבד) בדבר אותו מען, כדי לאפשר דיוור דיגיטלי. בהינתן עמידה בתנאי משלוח מסוימים, תחול על הדיוור הדיגיטלי גם "חזקת מסירה" השקולה למשלוח הודעה לחברה בדואר רשום.
מי החברות החייבות ברישום דואר אלקטרוני?
כל החברות הרשומות בישראל חייבות בהקמת כתובת אלקטרונית לצרכים אלה – ולא משנה סוג התאגדותן. בנוסף, על פי החוק גם חברות זרות הפועלות בישראל באמצעות סניף נדרשות גם הן להשלים את הליך רישום הכתובת הדיגיטלית.
מה נחשב מען דיגיטלי?
המען דיגיטלי מורכב למעשה משני פריטים:
- כתובת דואר אלקטרוני שהנה חשופה לציבור הרחב במרשמי רשם החברות.
- כתובת דוא"ל או מספר טלפון נייד נוספים.
הכתובת הנוספת לא תיחשף בפני הקהל הרחב ותהיה גלויה לגופים הממשלתיים והציבוריים בלבד. זאת, לצורך תקשורת בין אותם גופים לבין החברה.
מתי יש לעדכן את המען הדיגיטלי?
חברות שהתאגדו החל מיום 27.1.23, מחויבות להחזיק מען דיגיטלי החל מיום הקמתן. חברות שהתאגדו לפני מועד זה, מחויבות במסירת המען הדיגיטלי שלהן לרשם החברות לכל המאוחר במועד הדוח השנתי הראשון שלהן לשנת 2023, ובאופן מקוון, זאת למעט חברות שהן תאגיד מדווח אשר מחויבות במסירת המען הדיגיטלי עד ל- 27 ביולי 2023.
תאגידים שלא הזדרזו ודיווחו לרשם על המען הדיגיטלי במסגרת הדוח השנתי הראשון שלאחר כניסת החוק לתוקף (כלומר דוח 2023) קיבלו לאחרונה מכתב התראה מרשם החברות, אשר דורש מהן לבצע את הדיווח בדבר המען הדיגיטלי בדוח השנתי של שנת 2024. במידה ולא יעשו כן, יהיו חשופות לסנקציות ולעיצומים.
מומלץ לחברות שלא מסרו את פרטי המען הדיגיטלי שלהן גם במסגרת דוחות הרשם השנתיים לשנת 2024, לבצע דיווח זה ללא דיחוי, בנפרד ובאופן מקוון.
האם ניתן לסרב לקבל דואר אלקטרוני בתקופת הביניים?
חברות אשר התאגדו טרם מועד פרסומו של החוק (27.6.2022) רשאיות, בכל עת ממועד מסירת המען הדיגיטלי, להודיע לרשם החברות כי הן מסרבות לקבל מסרים למענה הדיגיטלי שמסרו וזאת עד לתום תקופה של שנתיים ממועד כניסתו לתוקף של החוק, כלומר לכל המאוחר עד ליום 27.1.2025. ככל ונמסרה הודעת סירוב, עד תום תקופת הביניים יהיו רשאים גופים ציבוריים וממשלתיים להעביר לחברה מסרי אזהרה בלבד (מסרים דחופים בעניינים שעשויים לסכן את בטחונו או שלומו של אדם או לגרום לפגיעה חמורה ברכוש). לאחר תקופת הביניים, גופים ממשלתיים וציבוריים יהיו רשאים לשלוח לחברה כל דיוור דיגיטלי באופן הקבוע בחוק.
איך מעדכנים את המען הדיגיטלי?
את עדכון המען הדיגיטלי יש לבצע באופן מקוון באמצעות אתר "תאגידים ברשת" של רשות התאגידים. העדכון יתבצע על ידי מי שעודכן במרשם רשם החברות כמנכ"ל, דירקטור או "מוסמך דיווח" בחברה לצורך דיווח מקוון (דוגמת עורכי דין בעלי "כרטיס חכם" אשר מונפק על ידי גורם מאשר).
את המען הדיגיטלי ניתן לרשום במסגרת בקשה לרישום חברה, בקשה לעדכון מען דיגיטלי וכן במסגרת הגשת דוח שנתי לחברה בשדה דיווח ייעודי. כל עדכון כזה עובר הליך אישור באמצעות מנגנון אימות דו שלבי הנועד למנוע הונאות ושימוש לא מורשה וכן לוודא כי המען שנמסר תקין ופעיל.
לאחר הרישום הראשוני של המען הדיגיטלי, על חברות לעדכן את רשם החברות בדבר כל שינוי החל בו תוך פרק זמן של 14 יום ממועד שינוי המען.
האם אפשר להשתמש בספק חיצוני לצורך הקמת מען דיגיטלי?
קיימת אפשרות לשלוח דיוורים מקוונים לכתובת אחרת שאינה המען של החברה, אם החברה מעוניינת בכך. דוגמה לכתובת כזו היא כתובת דוא"ל המסופקת על ידי עורך הדין של החברה. בהקשר זה, כל דיוור אשר יישלח למען הדיגיטלי שיסופק מטעם עורך הדין, ייחשב ככזה שנשלח לחברה עצמה (לצרכים משפטיים).
לאור לוחות הזמנים המנויים בחוק והשינוי בגישת רשם החברות, כפי שבא לידי ביטוי במכתבים שהועברו לחברות שלא עדכנו עדיין מען דיגיטלי, חשוב שחברות שטרם עדכנו את המען הדיגיטלי שלהן ייבצעו את העדכון בהזדמנות הראשונה, וזאת על מנת להימנע מעיצומים כספיים ומסנקציות מיותרות.
***
מחלקת התאגידים של ברנע ג'פה לנדה מציעה שירותים מגוונים בתחום התאגידי, ובכלל זה גם שירות בתחום רישום, שינוי ועריכת מען דיגיטלי של חברות.
עו"ד אורי הלל הוא שותף במחלקה.