מגזר חברתי – עדכון 'כללי ניהול תקין' של עמותות
משרד המשפטים פרסם לארחונה מהדורה מעודכנת של "הנחיות להתנהלות עמותות" ושל חוברת ההנחיות המשלימה לעניין "רישום עמותות, שם מטרות ותקנון". חוברות אלה כוללות מספר עדכונים והבהרות לנוסחן הקודם.
להלן עיקר העדכונים:
- מבקר פנימי
- נוספו הוראות חדשות העוסקות באופן חישוב מחזורה הכספי של העמותה לצורך בחינה האם היא נדרשת במינוי מבקר פנימי. נזכיר, כי עמותה שמחזורה עולה על 10 מיליון ש"ח חייבת במינוי מבקר פנימי. העדכון מחדד שהמחזור לעניין זה, הינו מחזור העמותה בהתאם לדוח הכספי האחרון שהיה על העמותה להגיש לרשם העמותות. ככל שהעמותה כללה בדוחות הכספיים הכנסות בשווה כסף לרבות שווי מתנדבים, שווי שימוש, תרומות בשווה כסף וכדומה, הרי שאלה יכללו כחלק מהמחזור לעניין חובת מינוי מבקר פנימי.
- במקרים גבוליים, מומלץ לעמותה למנות מבקר פנימי. כמו כן, נכללה הוראה הממליצה לעמותה שמחזורה צפוי לעלות על 10 מיליון ש"ח בשנה שלאחר הגשת הדו"ח הכספי האחרון שלה, להיערך מבעוד מועד למינויו של מבקר פנימי.
- עמותה רשאית למנות מבקר פנימי באופן וולונטרי, אף אם מחזורה נמוך מ-10 מיליון ש"ח.
- על העמותה להחליט על הדרך המתאימה לקידום מינוי כאמור. במסגרת זו, היא יכולה לפרסם הודעת דרושים, הזמנה להציע הצעות או לפנות למספר מבקרי פנים, כראות עיניה.
- לצורך התאמתו של אדם לתפקיד מבקר פנימי, צריכים להתקיים בו כל תנאי הכשירות הנקובים בחוק הביקורת הפנימית (השכלה, ניסיון וכו').
- המבקר הפנימי נועד להיות מנגנון בקרה פנימי נוסף, בעמותות שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח. המבקר כפוף ליו"ר ועד העמותה או למנכ"ל, בהתאם לתקנון העמותה, או כפי שייקבע הוועד, אם העניין לא הוסדר בתקנון.
- פעולות הביקורת של וועדת הביקורת (או הגוף המבקר) ושל המבקר הפנימי הינן נפרדות זו מזו, מבוצעות באופן עצמאי על-ידי כל אחד מהם ומעוגנות בתכנית עבודה נפרדת, אך אין מניעה שיהיה ביניהן קשר, ולעיתים צוין בחוברת, כי הקשר מתבקש כחלק מביצוע פעילות הביקורת על-ידי כל גוף.
- סוג הביקורת בהתאם לתכנית העבודה של המבקר הפנימי, תלוי באופי העמותה וצרכיה, למשל היקף וסוג פעילותה, היקף העסקת עובדים וכיוצא בזה. על העמותה למנות את המבקר הפנימי המתאים לצרכי הביקורת הפנימית בה בהתאם למאפייניה כאמור, בין היתר, לעניין היקף שעות העבודה הנדרש, מומחיות מיוחדת ככל שנדרשת וכיוצא בזה, זאת על-פי שיקול דעתה.
- רצוי לקיים את הדיונים בממצאי דו"ח הביקורת של המבקר הפנימי, בהשתתפות כל מי שהממצאים הוגשו לו. עם זאת, עניין זה נתון להחלטת העמותה, באופן שיבטיח את אפקטיביות הביקורת הפנימית ככלי ניהולי-פנימי. עוד צוין, כי מאחר שהמנכ"ל הינו הדרג הבכיר ביותר הממונה על הניהול השוטף, נראה כי יש מקום לקבל את תגובתו והערותיו תוך כדי גיבוש דוח הביקורת וטרם הגשתו כדוח סופי.
- קרבה משפחתית וניגוד עניינים
- העסקת מספר קרובי משפחה בעמותה, גם כאשר לא מדובר בקרובי משפחה של חברי ועד, חברי ועדת ביקורת או מנכ"ל יש בה כדי להצביע על התנהלות בניגוד למנהל תקין המחייב, העסקת עובדים או רכישת שירותים על-פי אמות מידה אובייקטיביות ותוך התחשבות בטובת העמותה ולא על-פי שיקולים של קירבה משפחתית.
- על עמותות להימנע גם מהעסקת מספר קרובי משפחה בתפקידים בכירים או מהעסקת קרובי משפחה בתפקידים בהם קיימים יחסי כפיפות. זאת לאור ניגודי העניינים הטמונים בהעסקה כאמור.
- ככל שיש לעמותה מאפיינים ציבוריים רבים יותר, כך יגבר הצורך להימנע ממצבים שיש בהם חשש לניגוד עניינים.
- זכויות עודפות
- במקרים מסוימים, יאפשר רשם העמותות זכויות עודפות בנוגע למינוי חברי ועד, לאדם או לגוף אחר. זאת בלבד שאינם חברי ועד מכהנים או גורם הכפוף לוועד המנהל, כגון נשיא או יו"ר עמותה בעל סמכויות ביצועיות.
- כמו כן מצוין לראשונה, כי לאור העיקרון לפיו אין לרוקן מתוכן את תפקידם של מוסדות העמותה ולאור ההוראה הקוגנטית בחוק הקובעת, כי הועד ייבחר על-ידי האסיפה הכללית – יתכנו מקרים שבהם אופי העמותה יחייב התייחסות אחרת, כגון עמותה שיש בה חברים רבים, עמותה שהיא ארגון גג, עמותה שהיא גוף דו-מהותי וכיו"ב. במקרים כאמור יעמוד הרשם על כך שהאסיפה הכללית תבחר את חברי הוועד, לרבות בדרך של דרישה לשינוי תקנון העמותה.
- ועדת ביקורת / גוף מבקר
- במידה והעמותה בוחרת באופציה של ועדת ביקורת (להבדיל מגוף מבקר), עליה לכלול יותר מהמספר המינימאלי הקבוע בחוק של שני חברי ועד. זאת לאור הוראות החוק הקוגנטיות בנוגע לחובת מינוי מינימאלית של שני חברי ועד, הרכב וועדת הביקורת המחייב שני חברי עמותה לפחות ואיסור הכהונה של חבר ועד כחבר ועדת הביקורת.
- נטילת הלוואות
- כפי שכבר נקבע בעבר – עמותה רשאית ללוות כספים. עם זאת, במקרים בהם המלווה הינו גורם בעל זיקה לעמותה (בין היתר, חבר עמותה או במוסדותיה, בעל תפקיד בעמותה, גורם המגייס תרומות עבור העמותה וכדומה) – על העמותה להבטיח, כי הגורם הרשום כמלווה הוא שנתן את הכספים במישרין וכי אינו מהווה צינור להעברת כספים מכל גורם חיצוני אחר. לצורך כך, על העמותה לקבל הצהרה של המלווה, כי כספי ההלוואה הינם ממקורותיו האישיים ואינם כספים שנתקבלו מצד שלישי כלשהו.
- הוראה נוספת מתייחסת לכך, שלעיתים, צד ג' אינו מעוניין להלוות כספים לעמותה באופן ישיר, אלא לבעל תפקיד בעמותה בלבד. זאת למרות שכספי ההלוואה נועדו לשימוש העמותה ולקידום מטרותיה. במקרה כזה, כדי להבטיח מעקב אחר מקור ההלוואה, ולמנוע בעיות בעת החזר ההלוואה, יש לחתום על הסכם ההלוואה. הסכם זה יכלול את הפרטים האמורים לעיל וכן הצהרה כי ההלוואה ניתנת לבעל התפקיד בלבד וכי לא יהיו לצד ג' כל טענות כלפי העמותה בגין ההלוואה. בנוסף, ייחתם הסכם הלוואה בין בעל התפקיד לעמותה, אשר יצורף לו הסכם ההלוואה שחתם בעל התפקיד עם צד ג'.
- דוחות כספיים
- אין מניעה להגיש דו"חות כספיים במטבע של דולר ארה"ב, וזאת בהתאם לעקרונות תקן חשבונאות מספר 13 של המוסד הישראלי לתקינה. אולם בהתאם לכללי ההמרה שנקבעו בתקן הנ"ל, יתכן ולהמרת הדו"ח הכספי לשקלים תהיה השפעה על סעיפים שונים בדו"חות הכספיים של העמותה ומשכך גם על יתרת העודף/גרעון הנצבר. לפיכך מומלץ כי מלכ"רים המגישים דו"חות כספיים בדולר, יצרפו ביאור על תרגום הדו"חות הכספיים ל-ש"ח. יודגש כי כדי לאפשר עריכת דו"חות כספיים לפי כללי חשבונאות בארה"ב או בארץ אחרת ולא לפי כללי חשבונאות מקובלים בישראל. הצגת דו"חות כספיים בהתאם לכללי חשבונאות שאינם על-פי התקינה הישראלית, יכולים להביא לשינוי משמעותי בתוצאות הפעילות וליתרת הנכסים נטו (עודף/גרעון נצבר) של העמותה. בכך להשפיע על החלטות הרשם בנוגע לבדיקות הנדרשות מול המלכ"ר.
- העברת כספיות מחשבון הבנק
- העברות כספיות מחשבון הבנק של העמותה לחשבון אחר תעשנה אך ורק באמצעות פקס, בחתימת מורשי החתימה.
לקישור לחוברות החדשות, לחצו כאן
משרד ברנע בעל ניסיון רב בליווי עמותות וארגוני רווחה זרים וישראליים. אנו מלווים עמותות באופן שוטף, בהתקשרויות חוזיות ובקבלת תקציבים. נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה.