חובת דיווח מקוון לרשם החברות נכנסת לתוקף

ב-27 ביוני 2022 פורסם תיקון מספר 2 לחוק פנייה לגופים ציבוריים באמצעי קשר דיגיטליים ותיקון מספר 35 לחוק החברות. תיקון זה קובע בין היתר, הסדר חדש בדבר אופן המסירה והרישום של דיווחים לרשם החברות.

מהי חובת דיווח מקוון?

בהתאם להנחיות רשם החברות, החל מיום 27.6.2024, כל חברה מאוגדת בישראל נדרשת להגיש את הדיווחים והבקשות השונות מטעמה לרשם החברות באופן מקוון בלבד, באמצעות אתר האינטרנט של רשות התאגידים. כלל זה תקף הן לחברות בבעלות ישראלית והן לחברות בבעלות זרה.

במילים אחרות, החל ממועד זה, דיווחים ידניים ללשכות הרשות לא יתאפשרו עוד. בהתאם, הרישום והתיוק במאגר רשם החברות ייעשו מול רשות החברות בצורה אלקטרונית.

מהי מטרת הסדרת הדיווחים המקוונים?

תכלית ההסדר החדש הנה ייעול מתן שירותים על ידי רשות התאגידים תוך חסכון בעלויות (שליחויות, דברי דואר וכו'), הענקת עדכונים ומענה מהיר לבקשות, יעילות מעקב גבוהה ביחס להגשות והימנעות מן החסרונות הרבים שבהגשה הידנית.

מהן הפעולות המקוונות האפשריות?

עם כניסתו לתוקף של השינוי, מגוון רחב של פעולות יעברו באופן אוטומטי ומיידי להגשה מקוונת. העיקריות שבהן הן הגשת דוחות שנתיים לרשם, שינויים בתקנון החברה, שינוי שם החברה, שינויים בהרכב דירקטוריון, הקצאה והעברת מניות, מיזוג חברות, הגדלת או הקטנת ההון הרשום, שינוי במען הרשום או הדיגיטלי, עדכון בעלי תפקידים (כגון מוסמך לדווח, מנכ"ל ורואה חשבון מבקר), ועוד.

מהו מוסמך לדווח בחברה?

הגשת דיווחים וביצוע עדכונים מקוונים בחברה מבוצעים באמצעות אתר "תאגידים ברשת" של רשות התאגידים, על ידי כל גורם מטעם החברה שהנו מוסמך לדווח לרשם החברות.

משמעות ההגדרה של "מוסמך לדווח" הנה כי אותו אדם הוגדר על ידי החברה כמוסמך מטעמה באתר רשות התאגידים. אי לכך, אדם זה יהיה רשאי להעביר לרשם החברות בשם החברה ובאמצעות אתר רשות התאגידים עדכונים ביחס לכל שינוי שבוצע בחברה ובגינו נדרש ליידע את רשם החברות. כמו כן, לגורם המוסמך לדווח תתאפשר צפייה בפרטי החברה באתר "תאגידים ברשת".

הגורם המוסמך לדווח לא חייב להיות נושא משרה בחברה (דוגמת דירקטור או מנהל כללי), אלא יכול להיות כל אדם שהחברה הסמיכה באופן ספציפי לצורך מטרה זו ואשר רשום במערכת ההזדהות הלאומית של ישראל. במקרים מסוימים (דוגמת עורכי דין) מחזיק ב"כרטיס חכם" שהונפק על שמו על ידי גורם מאשר .

כיצד מסמיכים את מורשה הדיווח?

מינוי מורשה הדיווח מטעם החברה מתבצע על ידי הגשת טופס מינוי מוסמך לדווח בחברה לרשם החברות, באחד מן האופנים הבאים:

1. באמצעות דואר אלקטרוני

הגשת כתב המינוי לכתובת דואר אלקטרוני ייעודית, על ידי רואה החשבון או עורך הדין אשר אימת את חתימת נושא המשרה מטעם החברה שחתם על הטופס. הטופס יוגש כאשר הוא חתום אלקטרונית על ידי עורך דין או רואה חשבון בעל כרטיס חכם באמצעות אחת מתוכנות החתימה המפורטות על ידי הרשות.

2. באמצעות אתר רשות התאגידים

הגשת כתב המינוי דרך אתר "תאגידים ברשת", על ידי מי שמעודכן במרשם רשם החברות כנושא משרה בחברה וכן על ידי כל גורם המחזיק ב"כרטיס חכם". האופציה קיימת גם אם אותו גורם אינו נושא משרה בחברה. הטופס יוגש במסגרת פעולת "עדכון בעלי תפקידים בחברה", וללא צורך בחתימה אלקטרונית של הטופס.

3. במסגרת הדו"ח השנתי

עדכון רשם החברות על מינוי מורשה הדיווח במסגרת הגשת הדו"ח השנתי של החברה לרשם החברות במקום הייעודי לכך בטופס פרטי החברה.

כיצד להיערך לשינוי?

השינוי שנקבע באופן הדיווח ומועדי כניסתו לתוקף של הנוהל החדש, מובאים בימים אלו לידיעת הקהל על ידי מכתב התראה המועבר מטעם רשם החברות למספר רב של ישויות. המכתב קובע בין היתר סנקציות בגין אי עדכון מען דיגיטלי על ידי החברה וכן מבהיר את טיב השינוי בדבר אופן הדיווח (המקוון) לרשם.

לאור לוחות הזמנים הצפופים אשר נקבעו על ידי רשם החברות, מומלץ למנות מוסמך לדווח בחברה בהקדם האפשרי. זאת, על מנת להיערך נכונה לקראת השינוי. כמובן שניתן למנות גם עורכי דין המחזיקים ב"כרטיס חכם" לצורך מטרה זו.

***

מחלקת התאגידים של ברנע ג'פה לנדה מציעה שירותים מגוונים בתחום התאגידי. בכלל זה המחלקה מציעה סיוע במינוי מורשה דיווח מטעם החברה והענקת שירות כמורשי דיווח של חברות בעזרת כרטיס חכם.

עו"ד אורי הלל הוא שותף במחלקה.